Lastschriften/SEPA erstellen

Bei allen markierten Personen bei denen der Haken unter „Lastschrift“ gesetzt ist, kann eine Lastschrift erstellt werden.

WICHTIG: Sollte zusätzlich zur Rechnungsnummer am Kontoauszug der Personen auch das Umsatzkonto z.B. Beitrag usw. angezeigt werden -
Wählen Sie oben bei „Umsatzkonto“ aus, welches zusätzlich als Info am Kontoauszug erscheinen soll.
Ist bei Umsatzkonto „Alle“ ausgewählt, wird nur die Rechnungsnummer am Kontoauszug dargestellt.

Hinweis: Sie können die Haken auch bei allen Personen setzen, es werden dann automatisch nur die Personen einbezogen die Lastschrift hinterlegt haben.
Mit diesem Vorgang werden Rechnungen erzeugt. Diese Rechnungen werden als bezahlte Rechnungen dargestellt.
Ist der Haken unterhalb von Lastschriften erstellen bei Email gesetzt wird an alle Personen mit hinterlegter Mailadresse, ein Rechnung per Mail versendet. Für alle anderen Personen wird ein Worddokument erstellt, welches ggf. ausgedruckt werden kann.

Der Vorgang für den Lastschriftlauf ist wie folgt:
Haken bei E-Mail setzen wenn die Rechnungen auch per Mail versendet werden sollten → Klick auf Lastschriften erstellen → neues Fenster öffnet sich

→ wählen Sie die korrekte Bankverbindung aus → wählen Sie den gewünschten Mailaccount aus (diese muss unter Einstellungen → Andere hinterlegt sein → geben Sie das gewünschte Zahlungsziel ein (wann eingezogen wird z.B. 30.03.2017) → Rech.Nummer muss hier nicht eingetragen werden → setzen Sie den Haken bei „Dokument in Person speichern“ wenn Sie die Rechnungen bei den Personen hinterlegen möchten → durch einen Klick auf das grüne Symbol können Sie für diesen Lauf die gewünschte Vorlage ggf. für Mail und Druck auswählen → ok → folgendes Fenster öffnet sich → wählen Sie den gewünschten Speicherort für die Lastschriftdatei aus (wir empfehlen den Desktop, damit Sie die Datei auch schnell wieder finden) → OK →

Lastschriftlauf wird durchgeführt.

HINWEIS: Je nach Anzahl Ihrer Mitglieder kann dieser Vorgang einige Minuten dauern. Bitte lassen Sie den PC arbeiten.

WICHTIG: Im Feld „Zahlungsziel“ tragen Sie bitte das Datum an dem die Lastschrift eingezogen wird ein, dieses Datum ist auf der Rechnung im Worddokument ersichtlich.
Wird hier kein Datum gesetzt wird das Fälligkeitsdatum des ersten Artikels PLUS 14 Tage verwendet. Dieses Datum wird nur befüllt wenn in der Rechnung der Platzhalter «FaelligDatum» gesetzt ist.

Tragen Sie im Feld SEPA Zahlungsziel das Datum ein an dem eingezogen wird. Dieses Datum ist dann in der SEPA-Datei hinterlegt. Dies ist also das tatsächliche Abbuchungsdatum.
Wird hier kein Datum eingetragen, ist das Datum des Erstellungstages der SEPA-Datei hinterlegt.

Lastschriftdatei (SEPA-Datei) abspeichern

Nachdem der Lastschriftlauf durchgeführt wurde öffnen sich mehrere Worddokumente mit folgenden Namen:
E-Mail Versandliste: In dieser Liste sind alle Personen aufgeführt an denen die Rechnung per E-Mail versendet wurde.
Keine E-Mail Versandliste: In diese Liste sind alle Personen aufgeführt an denen die Rechnung NICHT per E-Mail versendet wurde.
docx_result_noemail: In diesem Dokument erscheinen alle Rechnungen von jenen Personen welche die Rechnung nicht per E-Mail erhalten haben. Diese Rechnungen dienen zum Ausdruck und sind für den postalischen Versand gedacht.
docx_result: In diesem Dokument erscheinen ALLE Rechnungen. Das heißt es sind alle Rechnungen welche per E-Mail versendet wurden sowie jene die für den postalischen Versand gedacht sind ersichtlich.

HINWEIS: Speichern Sie alle diese Dokumente ab.

Sobald der Rechnungslauf oder der Lastschriftlauf durchgeführt wurde, verschwinden die „Offenen Posten“ und sind nun im Umsatzkonto der jeweiligen Personen mit Rechnungsnummer ersichtlich.