Beitragszuordnung vorbereiten

1. Kontrolle der Einzugsermächtigung Wichtig!

Kontrolle ob bei allen Personen mit Einzugsermächtigung eine IBAN und BIC hinterlegt sind und der Haken bei „Einzugsermächtigung liegt vor“ gesetzt ist. Ist dieser Haken nicht vorhanden wird für diese Personen keine Lastschrift erzeugt auch wenn IBAN und BIC hinterlegt sind.

Mit diesem Filter können Sie alle Personen herausfinden bei denen IBAN und BIC hinterlegt sind aber der Haken bei „Einzugsermächtigung liegt vor“ nicht:
Personen → Filtersymbol → „BIC“ ungleich „Leereintrag“ + „IBAN“ ungleich „Leereintrag“ + „Einzugsermächtigung“ gleich „Falsch“.

Umgekehrt lässt sich mit diesem Filter prüfen, bei welchen Personen der Haken “Einzugsermächtigung liegt vor” gesetzt wurde, aber keine Bankdaten hinterlegt sind:
Personen → Filtersymbol → “BIC” gleich “Leereintrag” + “IBAN” gleich “Leereintrag” + “Einzugsermächtigung” gleich “Wahr”.

WICHTIG: BIC (in der Person) ggf. nochmals überprüfen, evtl. hat sich diese von der Bank
geändert.

2. Kontrolle aller Rechnungsvorlagen

Alle Rechnungsvorlagen sind unter Einstellungen → Vorlagen hinterlegt.
Bitte kontrollieren Sie dort alle Ihre Rechnungen ob diese Ihren Wünschen entsprechen.
Vorlagen welche Sie ggf. benötigen:

Rechnungen für Überweisungen
Rechnungen für Einzüge
Rechnungen für Überweisungen per E-Mail (Briefkopf im Word hinterlegen)
Rechnungen für Einzüge per E-Mail (Briefkopf im Word hinterlegen)

3. Erhalt der Rechnung per Mail

Wenn Personen eine Rechnung per E-Mail erhalten soll MUSS der Haken unter Personen → Umsätze → „Rechnung per Email verschicken“ gesetzt sein. Ist der Haken nicht gesetzt wird keine Mail versendet.
Durch folgenden Filter können alle Personen bei denen dieser Haken nicht gesetzt ist aufgelistet werden:
Personen → Filtersymbol → „Rechnungen per Email verschicken“ gleich „Falsch“ → es werden alle Personen ohne Haken aufgelistet.

Verschiedene Filterbeispiele:
KEIN Haken bei “Rechnung per Mail” - Mailadresse ist eingetragen:

Haken bei “Rechnung per Mail” - Mailadresse ist eingetragen:

Haken bei “Rechnung per Mail” - KEINE Mailadresse ist eingetragen:

Klären Sie mit Ihrer IT, ob ohne Probleme über Ihren Provider die Mails in hoher Anzahl verschickt werden können!

4. Mailadressen überprüfen

Personen → Kunden → Listenfunktion → E-Mail → Emailadressen überprüfen

5. Legen Sie einen Ordner an

Legen Sie einen Ordner auf Ihrem PC an, damit die SEPA-Dateien und Rechnungen gespeichert werden können.

6. Neue Rechnungsnummer für den Rechnungslauf

Möchten Sie mit einer neuen Rechnungsnummer beim Rechnungslauf beginnen? Dann tragen Sie diese bevor Sie die Offene Posten erstellen wie folgt ein:
Oben → Einstellungen → Rechnungsnummer ändern → Fenster öffnet sich → ggf. Umsatzkonto auswählen (wenn Sie pro Umsatzkonto eine eigene Rechnungsnummer verwenden) → ok → mit der eingetragenen Rechnungsnummer wird nun die nächste erstellte Rechnung erstellt.

7. Beitragspreise und Namen prüfen

Prüfen Sie in Ihrer Artikelverwaltung, ob die aktuellen Beitragspreise noch hinterlegt sind.
Prüfen Sie außerdem ob auch der korrekte Artikelname hinterlegt ist. Wenn Sie z.B. die Jahreszahl im Artikel hinterlegt haben, sollte auch diese angepasst werden.

Bitte beachten Sie, dass auf eine Rechnung lediglich 32 Zeichen beim Artikelname gedruckt werden können. Nach 32 Zeichen wird automatisch abgeschnitten.